E-Mail-Archivierung wird zur gesetzlichen Pflicht

Vielen Geschäftsführern und IT-Admins war es schon seit längerem bewusst:

Zum 31.12.2016 endet die Schonfrist zur konsequenten Umsetzung der GoBD-Richtlinie des Bundesministeriums für Finanzen. Das heißt im Klartext heißt:

Auch E-Mails mit relevanten geschäftlichen Inhalten (z.B. elektronische Handels- und Geschäftsbriefe) sind im Rahmen der Aufbewahrungspflicht für Dokumente zu berücksichtigen.

Künftig reicht es nicht mehr aus, die ein- & ausgehenden PDF-Dokumente abzulegen. Auch die relevante Korrespondenz, wie z. B. E-Mail-Inhalte, müssen in einer revisionssicheren Form bereitgehalten werden.

Ab dem 01. Januar 2017 muss die Archivierung eines jeden Unternehmen den Anforderungen nach der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff ) entsprechen.

GoBD – eine Richtlinien-Monster?

„Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ – das genau ist die Bezeichnung der Richtlinie des Ministerium für Finanzen. Nicht nur der Name der Richtlinie, sondern auch deren Umfang von sage und schreibe 37 vollen PDF-Seiten lässt den Leser bereits nach ein paar Seiten ermüden. Aber dennoch ist diese Richtlinie sinnvoll, denn sie beschreibt sehr genau, wie mit Dokumenten im Rahmen der heute üblichen elektronischen Form umzugehen ist. Grundsätzlich wird die elektronische Archivierung der „klassischen Papier-Archivierung“ gleichgesetzt. Das PDF oder der Scan als elektronisches Dokument wird hier seitens der Buchführung bereits schon länger im Rahmen der Aufbewahrungspflicht berücksichtigt. Hierzu bieten moderne EDV-Systeme auch die nötigen Werkzeuge zur Verwaltung und Archivierung von elektronischen Dokumenten an. Jedoch werden in vielen Fällen die Handels-  und Geschäftsbriefe eines Unternehmens vergessen, die ebenfalls als geschäftsrelevant einzustufen sind. Die E-Mail stellt heute einen wesentlichen Teil der Unternehmenskorrespondenz dar und enthält neben dem einen oder anderen Anhang auch im so genannten „Body“ Inhalte, die bei einem Audit oder einer Betriebsprüfung parat gehalten werden müssen. Oft lassen sich nur so Unternehmensvorgänge zweifelsfrei nachvollziehen. Abhilfe ist hier eine konsequente und ganzheitliche E-Mail Archivierungslösung, die sich nahtlos in die bestehende IT-Umgebung einfügt und rechtssicher sowie manipulationsfrei alle elektronischen Nachrichten automatisch speichert. Moderne E-Mail Archivierungssysteme leisten diesen Service einfach, komfortabel, sicher und strukturiert.

Keine Angst, wenn Sie noch ein Papier-Tiger sind!

Ja es stimmt! Die GoBD gilt wohl nicht für jeden Unternehmer. Besonders Kleinbetriebe, kleine Einzelhandelsgeschäfte oder Unternehmen mit nur sehr geringem Geschäftsaufkommen sind mit dieser sehr sinnvollen Ausnahmeregelung angesprochen. Die Richtlinie des Finanzministeriums besagt klar, dass eine elektronische Archivierung von Dokumenten, die der Aufbewahrungspflicht unterliegen, bei Unternehmen dann nicht erfolgen muss, wenn Handels- und Geschäftsbriefe (auch wenn diese elektronisch erstellt sind) grundsätzlich auch in Papierform versendet werden. In diesen Fällen reicht die „normale“ Aufbewahrung in Papierform aus. Im Klartext heißt dies: Versenden Sie Ihre Handelsbriefe wie Angebote mit der Post, müssen Sie diese nicht elektronisch archivieren. Wenn jedoch Dokumente mit betriebsrelevantem Inhalt nur elektronisch verschickt werden, dann greift auch hier die GoBD und eine Archivierung muss sichergestellt sein.

Mit REDDOXX MailDepot einfach der GoBD entsprechen

Um auf dem einfachstem Weg der GoBD Richtlinie hinsichtlich der E-Mail-Archivierung zu entsprechen, empfiehlt sich die automatische und rechtsichere Langzeitspeicherung aller E-Mails durch die bewährte Lösung aus dem Hause REDDOXX. Mit dem REDDOXX MailDepot können einfach je nach Einstellung alle ein- und ausgehenden E-Mails automatisch, rechtssicher und manipulationsfrei zentral gespeichert werden. Somit stehen im Falle eines Audits oder einer Betriebsprüfung bei Bedarf alle relevanten Dokumente zur Einsicht durch autorisierte Personen zur Verfügung. Die REDDOXX E-Mail Appliance kann – ebenfalls auf Wunsch – noch viel mehr, denn mit Lösungen für die E-Mail Signierung und Verschlüsselung mit dem REDDOXX MailSealer und der Spam-Abwehr durch den REDDOXX SpamFinder stehen leistungsstarke Tools für das zentrale und sichere Management der elektronischen Unternehmenskommunikation bereit.

Zitat aus GoBD Pkt. 9 – Absatz 119:
„Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden. Sie dürfen daher nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden und müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben (z. B. per E-Mail eingegangene Rechnungen im PDF-Format oder eingescannte Papierbelege). Dies gilt unabhängig davon, ob die Aufbewahrung im Produktivsystem oder durch Auslagerung in ein anderes DV-System erfolgt. Unter Zumutbarkeitsgesichtspunkten ist es nicht zu beanstanden, wenn der Steuerpflichtige elektronisch erstellte und in Papierform abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe nur in Papierform aufbewahrt.“

Die einfache Lösung für die E-Mail-Archivierung: REDDOXX MailDepot

Das Produkt REDDOXX MailDepot von unserem REDDOXX-Partner ist eine Software-Lösung für rechtssichere E-Mail Archivierung, die einige Vorteile birgt. Aufwendiges Sortieren und Ordnen der E-Mails hat ein Ende, denn mit dem MailDepot erreichen Sie jede E-Mail in nur zwei Mausklicks.

Funktionen & Vorteile im Überblick

✔ GoBD konform: Rechtssichere und revisionssichere E-Mail Archivierung aller relevanten E-Mails

✔ Einfachste Bedienung für den Anwender

✔ Langzeitarchivierung mit Zukunftssicherheit durch Zertifizierung und Marktstandards

✔ Eindeutige Zuordnung und Kennzeichnung aufbewahrungspflichtiger E-Mails

✔ Anbindung an vorhandene Dokumenten-Management-Systeme möglich

✔ Entlastet Ihre IT Infrastuktur sofort und nachhaltig

✔ Benutzerfreundliche Bedienung durch Integration in Microsoft® Outlook / Webbrowser-Zugriff und Smartphone (iOS / Android)

✔ Nachträgliches Archivieren von bestehenden Archiven möglich

✔ Auslagerung archivierter Daten möglich

✔ Compliance- & gesetzeskonforme Lösung

✔ Multiple Storage Auditierung auch über Vieraugen-Prinzip möglich

✔ TÜV-zertifiziertes Compliance-Produkt

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